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Version du 11/10/2023
Bien que nos activités soient tournées vers le monde des entreprises, nous sommes amenés pour les besoins de celles-ci à recueillir et traiter des données qui concernent des personnes physiques. Le traitement de ces données est soumis à la réglementation sur la protection des données à caractère personnel et en particulier au Règlement Général sur la Protection des données (RGPD).
Par le biais de la présente notice, nous vous informons, en tant que client, mandataire ou préposé d’un client ou personne de contact d’une entreprise, candidat à un recrutement (ci-après « vous »), sur l’utilisation que nous faisons de vos données et sur vos droits en lien avec l’utilisation desdites données. Cette notice permet de compléter l’information que vous recevez lors de vos interactions avec la société.
Cette notice peut être modifiée, complétée ou mise à jour afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. Les versions précédentes de cette politique sont consultables sur demande.
Pour ce qui concerne les traitements de données de personnes qui bénéficient des coffrets et autres services de La Boite Rose, vous pouvez les informations sur le traitement de vos données en consultant la privacy policy publiée sur le site web de La Boite Rose(https://www.laboiterose.be).
S.N.P.M.E. sa (Avenue Charles Quint 576, B-1082 Bruxelles) est l’entité juridique responsable du traitement de vos données (ci-après « nous »). Nous avons désigné un délégué à la protection des données joignable à l’adresse mail suivante : dpo@familyservice.be.
Vous trouverez ci-dessous une vue globale des traitements de données qui peuvent vous concerner ainsi que de la base juridique de traitement.
Nous recueillons vos données pour la constitution et la mise à jour de notre base de données de clients et prospects qui nous permettent d’avoir une gestion centralisée des différents contrats que nous concluons avec vous et d’assurer la gestion de nos relations commerciales avec vous. Nous utilisons vos données pour donner suite à une demande de contrat et/ou pour l’exécution des contrats que nous concluons avec nos clients, partenaires et fournisseurs d’équipements.
Ces données sont traitées pour dans la mesure où elles sont nécessaires pour l’exécution d’un contrat conclu avec vous ou pour donner suite à une demande de votre part avant la conclusion d’un contrat (article 6, 1, b) du RGPD). Lorsque dans le cours de nos activités, des données concernant d’autres personnes que celles qui souscrivent au contrat nous sont fournies (mandataire ou personne de contact ou au sein d’une entreprise), nous estimons avoir un intérêt légitime à utiliser ces données dès lors qu’il s’agit d’assurer le suivi de la demande et l’exécution du contrat (article 6, 1, f) du RGPD). Nous estimons avoir également un intérêt légitime à réutiliser des données de clients ou prospects pour leur proposer des services susceptibles de les intéresser.
Les données sont conservées tant que dure la relation commerciale, augmentée d’une période de 10 ans à dater de la fin de la collaboration.
Nous obtenons les données lors de contacts avec nos clients et/ou ou en complétant les informations que nous avons par des sources accessibles publiquement (site internet de l’entreprise, base de données de la BCE …).
Nous recueillons les données de candidatures à une fonction au sein de notre entreprise qui nous sont communiquées, qu’elles soient ou non spontanées.
Ces données sont traitées pour dans la mesure où elles sont nécessaires pour l’exécution d’un contrat conclu avec vous ou pour donner suite à une demande de votre part avant la conclusion d’un contrat (article 6, 1, b) du RGPD). Lorsque dans le cours de nos activités, des données concernant d’autres personnes que celles qui postulent nous sont fournies (personne de contact chez un ancien employeur), nous estimons avoir un intérêt légitime à utiliser ces données dès lors qu’il s’agit d’assurer la qualité de notre recrutement (article 6, 1, f) du RGPD).
Nous obtenons les données lors de contacts avec les candidats ou via une agence de recrutement.
Dès lors que des annonces d’emploi sont publiées sur les réseaux sociaux, nous sommes également susceptibles de recevoir des données relatives à la candidature et au candidat via cette source si un candidat postule en utilisant le réseau social.
Nous laissons la possibilité aux utilisateurs du site de nous contacter via des formulaires en ligne sur notre site web.
Nous estimons avoir un intérêt légitime à faciliter les contacts avec notre entreprise et à traiter ces informations pour donner suite à la demande qui nous est adressée (article 6, 1, f) du RGPD).
Données d'identification (nom, prénom)
Données de contact (adresse mail et numéro de téléphone))
Données relatives à la demande et à son suivi (date, objet …)
Des données vous concernant sont également susceptibles de figurer dans nos documents comptables (factures, relevés de compte, extraits bancaires …). Ces données sont traitées afin de répondre à nos obligations comptables et fiscales (article 6, 1, c) du RGPD).
Données d'identification générale (noms, prénoms …)
Données de contact (adresse e-mail, adresse postale …)
Données d'identification financière (numéro de compte bancaire …)
Données d'identification professionnelle (numéro de BCE / TVA)
Données de facturation et de paiement
Les données sont conservées pour la durée légale prévue pour la conservation des documents comptables et fiscaux.
Nos données comptables sont communiquées aux administrations fiscales compétentes et nous confions certaines tâches comptables à un bureau externe.
En cas de plainte ou de litige, les données des clients ou de nos partenaires sont traitées pour en assurer la gestion et le suivi. Nous estimons avoir un intérêt légitime à pouvoir traiter ces données dans ce contexte (article 6, 1, f) du RGPD).
Par ailleurs, pour nous conformer aux exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD), nous pouvons être amenés à traiter vos données. Tel est notamment le cas si vous exercez vos droits (voir section à ce propos plus bas), si nous devons gérer des incidents de sécurité qui impactent vos données ou si nous devons répondre à une demande d’une autorité de contrôle compétente en vertu du RGPD (article 6, 1, c) du RGPD).
Outre les données que nous possédons, les données figurant dans nos dossiers de tiers (avocat, huissier …) peuvent nous être communiquées.
Potentiellement, toutes les données que nous traitons et qui vous concernent.
De manière générale, la durée de conservation est fonction de la période légale durant laquelle notre responsabilité peut être engagée (pour l’exécution de nos obligations contractuelles) ou de la nécessité de conserver les données pour pouvoir défendre nos intérêts (en cas de litige, de plainte ou de preuve du respect de nos obligations (exercice de droits ou contrôle des autorités compétentes)).
Lorsque nous faisons appel à des conseils ou acteurs externes (par exemple, un avocat, un dpo externe ou un huissier), vos données peuvent leur être communiquées. Elles ne le seront cependant que pour les besoins de la réalisation de mission qui leur est confiée.
En cas de litige, les données peuvent être communiquées à des tiers (conseil juridique/avocat, assureur, tribunaux et acteurs du monde judiciaire …).
Nous avons créé des pages sur différents réseaux sociaux afin de promouvoir nos activités.
Les données que vous communiquez en visitant nos pages sur les réseaux sociaux sont ou pourraient être traitées conjointement par le réseau social et nous (en tant qu’administrateur de la page).
Les données collectées, le cas échéant par le biais de cookies, sont des données liées à votre compte, données liées au partage de contenu ou aux communications que vous entretenez avec d’autres personnes.
Les traitements sont réalisés pour les finalités suivantes :
• l’amélioration par le réseau social de son système de publicité ;
• l’obtention de statistiques d’audience de la page.
Les politiques d’utilisation des données personnelles de chaque réseau social peuvent être trouvées en cliquant sur les liens suivants :
Facebook https://www.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data
Instagram https://www.facebook.com/help/instagram/155833707900388/?locale=fr_FR
Twitter https://twitter.com/fr/privacy
Youtube https://policies.google.com/privacy?hl=fr&gl=fr
LinkedIn https://fr.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=hb_ft_priv
Tik Tok https://www.tiktok.com/legal/privacy-policy-eea?lang=fr
Pinterest https://policy.pinterest.com/fr/privacy-policy
En tant qu’administrateur de nos pages, nous activons le service de statistiques de fréquentation de nos pages. Nous estimons avoir un intérêt légitime à obtenir des statistiques sur les visiteurs de sa page de façon à promouvoir adéquatement nos pages (article 6, 1, f) du RGPD). Les statistiques d’audience établies par le réseau social nous sont uniquement transmises sous une forme anonymisée.
Deze gegevens worden of kunnen worden verwerkt zolang de pagina bestaat en u deze bezoekt.https://nl.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=hb_ft_priv
Les données que nous traitons sont stockées sur le territoire européen de manière sécurisée. Nous faisons appel à des sociétés pour des services pour des prestations informatiques. Ces sociétés et leur personnel ne peuvent pas utiliser ces données pour leur propre compte et agissent sur la base de nos instructions.
Les traitements n’impliquent pas de transfert hors du territoire de l’Espace Economique européen, sauf pour les données inhérentes à votre utilisation d’un réseau social ou de votre adresse de messagerie comme canal de contact avec nous si, et dans la mesure où, ces services impliquent un hébergement de données hors de ce territoire. Si vous utilisez ces canaux de contact, nous considérons que vous être d’accord avec les transferts de données hors du territoire de l’Espace économique européen, inhérents à l’utilisation de ces services. Nous vous renvoyons à cet égard vers les politiques de ces réseaux sociaux mentionnés sous la section précédente et qui décrivent les mesures et garanties concernant ces transferts.
La réglementation en matière de protection des données vous octroie des droits, dont ceux que nous résumons ci-dessous, mais qui peuvent être sujets à des limites ou conditions :
Vous pouvez nous contacter par mail concernant l’exercice de ces droits ou pour toute question relative à la protection de vos données : dpo@familyservice.be.
Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité en nous fournissant des documents probants avant de faire suite à votre demande. Vous pouvez également vous informer auprès de l’autorité qui contrôle le respect de cette réglementation (l’Autorité de Protection des données ; https://autoriteprotectiondonnees.be ). Par ailleurs, vous disposez de voies de recours devant les tribunaux et auprès l’Autorité de Protection des données si vous estimez que l’utilisation de vos données n’est pas conforme à la réglementation ou que vos droits ne sont pas respectés.
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